אם אתה מחפש לחתום על מסמכים, מערכת חתימה אלקטרונית עשויה להיות האפשרות הטובה ביותר. זה מאפשר לך לחתום על מסמכים על כל מכשיר מכל מקום בעולם. תכונה זו שימושית במיוחד אם אתה קצר בזמן, רחוק מהמשרד, או לא בטוח בדרך הטובה ביותר להשלים משימה. הנה מבט מקרוב על למה אתה צריך לבחור מערכת חתימה אלקטרונית. שיטה זו של חתימת מסמכים מאובטחת ומאפשרת לך לציית לחוקים מדיניים ופדרליים.
ניתן להשתמש במערכת חתימה אלקטרונית כדי לאמת או לאבטח מסמכים. סוגים שונים של חתימות אלקטרוניות מציעים רמות שונות של אבטחה ואימות. בעת החלטה באיזו מערכת חתימה אלקטרונית להשתמש, עליך לשקול את הגורמים הבאים:
שביעות רצון הלקוח. בלי קשר לסוג העסקים שאתם מפעילים, ההצלחה של העסק שלכם מבוססת על שביעות הרצון של הלקוחות שלכם. הם מעדיפים לעבוד איתך על פרויקט שחוסך את זמנם והופך את תהליך החתימה לנוח יותר. בנוסף, לקוחות יכולים לחתום על מסמכים בכל מקום, בכל זמן, ומכל מכשיר באינטרנט. זה הופך את כל התהליך לקל ומהיר יותר לכולם. מלבד הפחתת זמן התפנית, חתימות אלקטרוניות גם מבטלות את הצורך במסמכי נייר.
אינטגרציה. לאחר בחירת מערכת החתימה האלקטרונית הטובה ביותר לצרכים שלך, אתה צריך למצוא מפתח שיכול לבנות API לתוך התוכנה שלך. לאחר זיהוי מפתח נכון, הגיע הזמן ליישם את האינטגרציה לתוך התהליכים הקיימים שלך. ברגע שזה נעשה, תוכל להשתמש במערכת חתימה אלקטרונית לחתום על מסמכים אלקטרוניים. בעתיד, מערכת זו תחליף את הצורך בחתימות פיזיות לחלוטין. תכונה זו תהפוך את התהליך ליעיל יותר, תחסוך לך כסף ותשמח את העובדים שלך.
חתימות מחייבות מבחינה משפטית חייבות להיות אותנטיות. מערכת חתימה אלקטרונית חייבת לכלול אימות. ניתן לבצע זאת באמצעות ביומטריה או באמצעות שני מזהים שונים, כגון זיהוי משתמש וסיסמה. זיהוי המשתמש והסיסמה המשמשים לחתימה אלקטרונית חייבים להיות ייחודיים לכל אדם. בנוסף, הוא חייב להיות בעל בקרה פרוצדורלית, כגון אידוי כאשר הסיסמה אבודה או אינה במקומה. זה חיוני אם אתה מחפש להגן על האבטחה של החברה שלך.
ציות לתקנות מנהל המזון והתרופות חיוני. אתה חייב להיות בטוח שחותמת הזמן של המערכת שלך מדויקת. מנהל המזון והתרופות קבע דרישות לתוכניות חתימה אלקטרונית כדי לסנכרן את השעון עם מקור זמן סטנדרטי מוכר. היא גם צריכה להיות מסונכרנת עם אזור הזמן של החברה או הארגון. אזור הזמן לא צריך להיות מוגדר באופן מקומי, כיוון שזה יכול לשנות את שלמות המסמך. זה חיוני כאשר מגישים מסמכים רגישים, כמו רשומות בריאות.
מערכת החתימה האלקטרונית היא דרך מאובטחת מאוד לחתום על מסמכים. לעתים קרובות החותם חותם על חוזה. זה עובד על ידי הצפנת הודעה דיגיטלית עם זהותו של החותם. המסמך הופך להיות מוגן מפני מניפולציה של צד שלישי. בנוסף לכך, ניתן להשתמש בחתימה הדיגיטלית על מסמכים מסוגים שונים, כולל חוזים. ניתן לחתום על חוזה באמצעות חתימה אלקטרונית או דיגיטלית. ישנם מספר יתרונות בשימוש בחתימה אלקטרונית.
כשאתה חותם על מסמך אלקטרוני, אתה למעשה מבצע חתימה דיגיטלית. חתימות אלקטרוניות מחייבות מבחינה חוקית. הם עוזרים לאמת את האותנטיות של מסמך, אבל הם גם קשים לאמת אם הוא זויף. כאן חתימה דיגיטלית שימושית. אם אתה לא בטוח מה חתימות אלקטרוניות הן, אתה צריך לוודא שיש לך לקרוא על הנושא. אתה תהיה שמח שעשית.
ESig מתאים למערכות VISTA. מערכת זו משתמשת בסיסמה/מערכת PIN כדי לטעון את כוונת החתימה האלקטרונית. הסטנדרטים IM7 JCAHO מאפשרים באופן מפורש לטכנולוגיה זו. שמו משקף את יכולתו לטעון לכוונת חתימה אלקטרונית. נעשה בו שימוש נרחב גם בתעודות רפואיות קיימות. בנוסף, שם המערכת יכול להתייחס לתחנת העבודה של המשתמש. בנוסף, זה משמש כמנגנון אימות מחדש.